Buenas prácticas para la gestión de información

Como parte de los lineamientos de la Cumbre Mundial sobre la Sociedad de la Información (2003) que conllevan al fortalecimiento de las Tecnologías de Comunicación e Información y de los propósitos de la estrategia de Gobierno En Línea -GEL- que involucra el mejoramiento de servicios y el uso más efectivo de los recursos de información de las entidades gubernamentales; es evidente que en marco de la complejidad interinstitucional, transectorial y transversal que ofrece el SIAC se deben coordinar acciones para dirigir y controlar la organización o hacer gestión efectiva de su información y asegurar la gobernanza de sus datos.

La gestión de información hace referencia a “todo el conjunto de actividades relacionadas con la manipulación de los datos, regidos por políticas de información, la propiedad y la responsabilidad de los datos con el fin de asegurar el cumplimiento de las normas existentes de propiedad intelectual y de infraestructuras de datos desde el nivel institucional, local, regional e internacional; de documentación de datos y compilación de metadatos; la calidad, estandarización, armonización, el control del ciclo de vida, además del acceso, la difusión y auditoría” (Español y Cháves, 2007).

La gestión del conocimiento tiene un enfoque más profundo siendo una disciplina o conjunto de acciones encaminadas a generar, compartir y utilizar los conocimientos tanto tácitos (saber cómo) como el explícito (formal) en un determinado espacio; su finalidad es la de administrar el conocimiento y los aprendizaje, brindando respuestas a las necesidades de los individuos y de las comunidades, como mecanismo clave para fortalecer las visiones de futuro que determinaran sus objetivos de desarrollo (Peluffo y Catalán, 2002)

Modelos de Gestión de Información:

La tabla a continuación presenta algunos ejemplos de modelos de gestión de información

Modelo Descripción

Gestión de procesos de negocios: BPM, por sus siglas en inglés

 

 

Modelo de gestión organizacional basado en los componentes de calidad total, con el que se busca controlar los procesos de negocios con el fin de ejecutar cambios que sean rápidamente implementables, de tal forma que se responda oportunamente a las necesidades del mercado.

Su objetivo principal es mejorar la productividad mediante el refinamiento de los procesos de negocios.

Gestión de calidad

Herramienta fundamental para la optimización de los procesos y para conseguir una relación coherente entre la eficacia en la consecución de objetivos y la eficiencia en la utilización de recursos.

Persigue la mejora sistemática y continúa de sus productos y servicios, con el fin de conseguir la satisfacción de las expectativas y necesidades de los clientes.

 

Justo a tiempo

Filosofía organizacional que se concentra en eliminar todos los insumos de recursos que no añaden valor al producto o servicio en todas las actividades internas y externas de la organización.

El objetivo es proporcionar satisfacción al cliente al tiempo que se minimiza el coste total. Los elementos de la filosofía son: Calidad en la fuente, Carga productiva uniforme, Operaciones coincidentes, Tiempo mínimo de alistamiento, Sistema de control y adquisiciones justo a tiempo.

Las cinco S:

Modelo que permite mejorar las condiciones de trabajo y la moral del personal, reducir los gastos de tiempo y energía, los riesgos, mejorar la calidad de la producción y seguridad en el sistema. Técnica de gestión japonesa basada en cinco principios simples:

Seiri (Organización): separar innecesarios.
Seiton (Orden): situar necesarios.
Seiso (Limpieza): suprimir suciedad.
Seiketsu (Estandarizar): señalizar anomalías.
Shitsuke (Disciplina): seguir mejorando.

 

Los modelos de gestión de información son favorables para los sistemas, por cuanto:

  • Incrementan la eficiencia de los procesos de planificación, documentación, digitalización, control de calidad y publicación la información, en el marco de las políticas y estándares.
  • Organizan los procesos, roles y responsabilidades respecto a la planificación, documentación, digitalización, control de calidad y publicación, lo que reduce los esfuerzos en el sistema.
  • Permiten implementar rutas de mejoramiento continuo de los procesos a través del uso de tecnologías.
  • Reducen costos futuros de integración y mantenimiento de los procesos.
  • Permiten la visibilidad de los procesos de producción, validación y difusión de la información.
  • Contribuyen con la planeación y alineación misional y estratégica de esfuerzos institucionales.

En el 2006, el Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial estableció un protocolo de gestión de información para el Sistema de Información Ambiental (SIA) dirigido a todas las entidades que conforman el SINA, que busca facilitar escenarios de intercambio, interacción e integración de datos e información entre los sistemas de las entidades que integran el SINA y eventualmente, las de otros sistemas sectoriales que operan sinérgicamente; determina que la gestión de datos comprende cuatro etapas principales, en cada una de las cuales se desarrollan varios procesos.

 Cuatro momentos del ciclo de gestión de datos e información
A continuación, una breve explicación de cada uno y cómo debe ser asumido por las distintas entidades que forman parte del SINA o que son usuarias del SIAC:
Planeación técnica

Es el proceso en el que se desarrollan las acciones de planeación tendientes a la generación de productos, servicios o datos a partir de la evaluación de necesidades y normas. Dicho de otra forma, es el momento en el que se establece cuál información se requiere generar misionalmente a través de la formulación de planes, programas y proyectos enmarcados en los lineamientos y políticas sectoriales e institucionales.

Español y Cháves (2007) mencionan que en esta fase debe desarrollarse un análisis de las políticas de gestión de información para asegurar que queden incluidas en el proceso de planeación. De otra parte, es necesario adelantar un análisis general del contexto sectorial e institucional para garantizar que haya concordancia entre las acciones propuestas para la elaboración del producto o producción del conjunto de datos, que estos puedan ser armonizados y se ajusten a las necesidades actuales y futura explotación.

Asimismo, debe considerar aspectos que serán verificados más adelante como la propiedad de los datos e información producida, la usabilidad, el control del ciclo de vida, su acceso y difusión.

En el caso de las Corporaciones Autónomas Regionales, ésta planeación para la gestión de información debe reflejarse en sus Planes de Gestión Ambiental Regional (PGAR) y Planes de Acción Trienal (PAT) en los cuales se establecen metas de gestión en el largo, mediano y corto plazo, a partir de análisis de situaciones diagnósticas en su jurisdicción (Decreto 1200 de 2004). Y de igual forma, las Autoridades Ambientales Urbanas en sus Planes de Gestión Ambiental (PGA) e instrumentos operativos de planeación ambiental (Plan de Acción Cuatrienal Ambiental (PACA), los Planes Ambientales Locales (PAL) y los Planes Institucionales de Gestión Ambiental (PIGA))

Elaboración del producto

La elaboración del producto técnico o preparación de la información implica el desarrollo de fases planificadas que puede involucrar varias dependencias de la entidad para realizar la consolidación, procesamiento o análisis de datos.

La elaboración del producto o del conjunto de datos, incluye el uso de protocolos, estándares y buenas prácticas, en donde el equipo de profesionales a cargo integre criterios de calidad, veracidad y oportunidad.

Verificación para oficialización

Es la etapa en la cual se hace una evaluación del cumplimiento de requerimientos mínimos según lineamientos y normas vigentes. Es decir, una verificación temática para determinar si los cumplió y para establecer que la información se pueda considerar oficial y se entregue a manera de registro para ser usada por distintos usuarios. Y también una verificación técnica que permita establecer si el producto cumplió con los estándares de calidad, de alcance, de documentación del metadato y si es “suficiente”, por haber cumplido con la expectativa de “lo planeado versus lo producido”.

Los conjuntos de datos, deben identificar o documentar su metadata con el propósito de evitar que se dupliquen esfuerzos y de facilitar el uso adecuado. Para ello, debe levantarse un catálogo de metadatos de la entidad que ofrezca al usuario información relacionada con el contenido, calidad, precisión, actualidad y extensión.

Durante este proceso de verificación puede suceder que la autoridad que hizo la verificación técnica o temática encuentre que aún el producto o el conjunto de datos no cumplen con los requerimientos mínimos para oficializarlos, registrarlos o publicarlos y es cuando los remite de vuelta para su ajuste hasta que haya cumplimiento.

La verificación de la información y de los conjuntos de datos se adelanta por parte de las entidades cuya competencia es la producción de esa información, para asegurar su oficialidad, por ello son responsables las distintas dependencias técnicas y temáticas de las entidades que conforman el SINA y que son las responsables de entregar dicha información y trasmitir los conjuntos de datos (Tabla 1).

Entrega, divulgación, descubrimiento y uso

Una vez cumplidos los estándares técnicos, temáticos y de la gestión de la calidad de los productos elaborados, estos deben ser entregados y clasificados para hacerlos disponibles de diferentes formas: en centros de documentación si se trata de documentos impresos, en Sistemas de Información o repositorios de información cartográfica y alfanumérica de los cuales se debe proveer la respectiva URL. Las formas de divulgación están condicionadas a las características y la naturaleza misma del producto y del conjunto de datos.

En todos los casos, debe asegurarse que cada producto publicado cumpla con la documentación completa del metadato para que todo su proceso de planeación, elaboración, verificación, registro y su ubicación física se puedan rastrear por parte de los usuarios finales.

Posteriormente y con el propósito de asegurar su usabilidad y acceso en el marco de los lineamientos de Gobierno en Línea y de la Agenda Nacional de Conectividad, debe comunicarse a la comunidad beneficiaria de la información y de los servicios derivados de los conjuntos de datos, que esta y sus metadatos, ya se encuentran disponibles, proveer las URL (localizador de recursos uniforme) o las respectivas rutas de acceso a centros de documentación, repositorios, sistemas de información y bases de datos, entre otros.

De la misma forma que en el momento anterior, la entrega y comunicación de la información y de los conjuntos de datos es responsabilidad de las entidades que conforman el SINA (Tabla 1). Por su parte, el uso de la información y los conjuntos de datos no sólo se hace por parte de las entidades que conforman el SINA, sino que se hace extensivo a la comunidad en general de los ámbitos público y privado, de los distintos sectores productivos, de la academia.

Recomendaciones de buenas prácticas para la Gestión de Información Ambiental en el SIAC y sus subsistemas

El Protocolo de Gestión de Información desarrollado por el MAVDT ofrece un esquema que sintetiza el Ciclo de Gestión de Información y que sirve de base para el aporte sistemático de recomendaciones y de lineamientos para las buenas prácticas de los procesos relacionados con este ciclo.

De una parte, un Protocolo que es un instrumento para el cumplimiento de las políticas, se define como un “Conjunto de reglas que se establecen en el proceso de comunicación entre dos sistemas” y un Manual es un “Libro en que se compendia lo más sustancial de una materia”. Del uso y la difusión de ambos tipos de referentes de información provenientes de los actores SINA asociados al SIAC y sus subsistemas, se derivan de estándares y buenas prácticas de gestión de información del país.

Y de otra parte, las buenas prácticas son definidas “no son más que pequeñas iniciativas implementadas, encaminadas a facilitar la gestión del conocimiento en una organización”. (Bustelo & Amarilla, 2001)

A continuación, se presentan lineamientos y recomendaciones para la gestión de la información en el SIAC y sus subsistemas, categorizadas a lo largo de las etapas del Ciclo de Gestión de Información presentado en la Figura 3. Para cada una de las etapas, se relacionan también los protocolos, guías y manuales disponibles y que aportan para las buenas prácticas tendientes a estandarizar la gestión de la información en el SIAC y sus subsistemas:

Planeación Técnica
  1. Coordinación interinstitucional para la planificación de la gestión sostenible de la información en el SIAC y sus subsistemas.
    • A nivel de cada subsistema que integra el SIAC, se puede diseñar una plantilla de especificación técnica que facilite documentar el proceso para que cada entidad avance en un inventario de lo existente para identificar los datos y la información que se requiere producir, para establecer cuáles son los servicios y productos a ofrecer con sus especificaciones técnicas.

    • Se requiere que la información sea suficiente, pertinente y que satisfaga las necesidades sectoriales de acuerdo con los planes, programas y proyectos de las entidades que integran el SIAC.

    • La información que se produzca en cuanto a objetivos a alcanzar, temas, cobertura geográfica, metodologías, escala e inversiones, debe estar en concordancia con los planes, programas y proyectos de las entidades que integran el SIAC y otras entidades SINA; de tal manera que se evite duplicidad de esfuerzos. Para ello, cada subsistema debería aprobar un Plan de producción de información en el corto y mediano plazo y este, estar articulado con los Planes Nacionales.

  2. Fortalecimiento de las capacidades y competencias institucionales para el mejoramiento continúo de la gestión de la información y su mantenimiento en el largo plazo.

    • Los programas de capacitación y entrenamiento en el mediano y largo plazo deben estar incluidos en los planes estratégicos de las entidades que integran el SIAC.

    • Las decisiones de entrenamiento y capacitación de parte de la entidad, deberán relacionarse con la necesidad de desarrollar competencias en Adquisición, análisis y documentación de datos, Desarrollo de aplicaciones, Análisis, soporte y gerencia de sistemas y Visualización, entre otras.

    • Establecer sistemas de capacitación y actualización permanente, dirigidos al personal encargado de la captura de la información en el sistema, para que ganen experiencia, sepan interpretar los datos y comprendan los campos mínimos que deben ser diligenciados.

Protocolos, Guías y Manuales

  Documento

Política de bosques

Política nacional para humedales interiores de Colombia estrategias para su conservación y uso sostenible

Política nacional de gestión integral de biodiversidad y sus servicios ecosistémicos, PNGIBSE

Política ambiental para la gestión integral de residuos o desechos peligrosos

Política de prevención y control de la contaminación del aire de 2010 – PPCCA

Política nacional para la gestión integral del recurso hídrico

Protocolo para la utilización y reporte de información para las diferentes redes de monitoreo de calidad del aire en Colombia

Protocolo para el monitoreo y seguimiento de la calidad del aire: Manual de operación de Sistema de Vigilancia de Calidad del aire

Protocolo para el monitoreo y seguimiento de la calidad del aire: Manual de diseño de Sistemas de Vigilancia

Protocolo para el monitoreo y seguimiento de la calidad del aire

Protocolo para el control y vigilancia de la contaminación atmosférica generada por fuentes fijas

Principales cambios del protocolo para el monitoreo y seguimiento de la calidad del aire versión octubre de 2010

Principales cambios al protocolo para el control y vigilancia de la contaminación atmosférica generada por fuentes fijas

Programa nacional para el monitoreo y seguimiento de los bosques (PMSB)

 

Elaboración del Producto
  1. Implementación de metodologías de validación de datos e información para minimizar los errores durante la recolección heterogénea de datos por parte de los diferentes actores y aplicar correctivos en tiempo real.

    • Definición de un plan que oriente en el mediano y largo plazo la calidad de la información, a través del fortalecimiento del equipo humano y la infraestructura de gestión de información, por ejemplo.

    • Establecimiento de plazos para la actualización y captura de datos por parte de los diferentes actores, tal que proporcionen información vigente para la toma de decisiones.

    • Inclusión de rutas de acción dirigidas al control de calidad para los casos en los que se presenta duplicidad, inconsistencia u omisión de registro.

  2. Cualificación de un equipo técnico en competencias ambientales que establezca las características de los datos previos a la obtención y previo a su ingreso al sistema de información.

    • Que construya un Marco Conceptual que sirva como referente para la construcción del Sistema.

    • Que promueva la consolidación y gestión de los datos, con criterios de calidad, veracidad y oportunidad por parte de los usuarios del SINA a través de procesos de acompañamiento y capacitación.

    • Que determine sistemas de verificación permanente de información subida al sistema y sus subsistemas, para aplicar los correctivos en tiempo real.

  3. Contar con un equipo técnico cualificado en competencias informáticas que aporte a la validación de los procesos de gestión de la información a través de la estandarización de datos, información, procesos y tecnologías.

    • Que estimule el uso de mejores prácticas de gestión de información como ejercicio continuo de la gestión de la estandarización.

    • Que promueva la responsabilidad y calidad en la gestión de los datos y la información.

    • Que desarrolle Protocolos, Guías y Manuales para todas las fases de la implementación del sistema y promuevan su uso e implementación.

    • Que organice la gestión de estandarización a través de actividades inmersas en el desarrollo de proyectos.

  4. Cualificación de un equipo técnico en competencias ambientales que establezca las características de los datos previos a la obtención y previo a su ingreso al sistema de información.

    • Que construya un Marco Conceptual que sirva como referente para la construcción del Sistema.

    • Que promueva la consolidación y gestión de los datos, con criterios de calidad, veracidad y oportunidad por parte de los usuarios del SINA a través de procesos de acompañamiento y capacitación.

    • Que determine sistemas de verificación permanente de información subida al sistema y sus subsistemas, para aplicar los correctivos en tiempo real.

Protocolos, Guías y Manuales

  Documento

Protocolo de Gestión de Información. 2006. Ministerio de Ambiente, Vivienda y Desarrollo Territorial

Guía práctica para la validación de datos en los SVCA existentes en Colombia

Guía de Metadatos. Guía para la formulación de un esquema de metadatos para la gestión de documentos

Oficialización
  1. Se requiere que los productos o el conjunto de datos de información de los servicios que proveen las entidades del SINA que integran el SIAC, cuenten con un proceso de oficialización de la información.

    • Para ello la información institucional estará disponible y también la considerada como oficial porque haya sido producida por la entidad que tiene competencia explícita para producirla.

    • En los casos en los que la información haya sido producida empleando metodologías creadas por la entidad sobre a que recae la competencia o que haya sido contratada para ser producida, las entidades deberán contar con estrategias para su oficialización.

    • Para avanzar en los procesos de oficialización del producto o el conjunto de datos se debe contar con un conjunto de metadatos validado técnicamente, aprobado para su publicación y validado desde el punto de vista informático.

    • Deberán haber consideraciones de la entidad que produce la información respecto a la propiedad intelectual: derechos personales o morales, patrimoniales, definición de autorías y reconocimientos, entre otras.

Entrega, divulgación, descubrimiento y uso
  1. Deben tenerse en cuenta mecanismos para que las actividades de publicación de conjuntos de datos e información se realicen enmarcadas en estándares que garanticen un uso oportuno y pertinente y que aporte a la toma de decisiones sectorial y misional de las entidades que integran el SIAC. Asimismo, para que esta esté disponible a la comunidad en general.

    • Para ello, pueden establecerse mecanismos para garantizar la publicación de los datos con los estándares de confianza y calidad, en términos de técnicas de exportación, conversiones correctas, acceso y uso de los datos y retroalimentación de los distintos actores usuarios del SIAC y sus subsistemas.

    • Asimismo, se pueden determinar palabras clave por componente, por tema y por recursos conceptuales del SIAC y sus subsistemas para que sean parametrizadas en el portal con el propósito de facilitar la búsqueda a través de motores de búsqueda de internet.

    • Se espera también que se determinen estrategias para el acceso de la información por parte de las entidades, sectores y comunidad en general. En ocasiones, implicarán costos adicionales según normatividad al respecto, avece puede implicar restricciones de acceso o de uso. Y también, que esta disponibilidad sea ampliamente comunicada entre los usuarios del SIAC y sus subsistemas.

  2. La Información y el conjunto de datos deberán contar con características que garanticen el aprovechamiento por parte de los sectores y entidades que integran el SIAC, a través de su uso oportuno y pertinente en todas las etapas del Ciclo de Gestión de Información.

    • Los productos de información y publicaciones sectoriales producidos periódicamente a partir de lineamientos estratégicos, estarán disponibles al público utilizando los recursos de tecnología adecuados que aporten credibilidad, que integren los sistemas de publicaciones propios de las entidades.